PRÉAMBULE

Le présent document décrit les conditions particulières (ci-après, les « Conditions particulières ») applicables au Module de gestion des amendes (ci-après, le « Module »), proposé par Piana en tant que fonctionnalité optionnelle. Il s’applique indépendamment des conditions générales en vigueur entre Piana et le client (ci-après, le « Client ») et vient les compléter sans les modifier. En cas de contradiction entre le présent document et les conditions générales existantes, les présentes conditions particulières prévalent pour tout ce qui concerne le Module. 

L’activation du Module par le Client dans l’interface Piana vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions spécifiques.

Les termes écrits avec une Majuscule et non défini dans les présentes ont le sens qui leur est donné dans les conditions générales applicables au Client. 

ARTICLE 1. Objet et conditions tarifaires

Piana met à disposition du Client, à titre optionnel, un service de gestion automatisée des amendes et d’assistance à la désignation des conducteurs auprès de l’Agence nationale de traitement automatisé des infractions (« ANTAI »), via l’API officielle mise en place dans le cadre de la convention de désignation conclue entre Piana et l’ANTAI. 

Pendant la phase de mise à disposition à titre gracieux (ci-après, la « Phase Beta »), le Module est accessible sans contrepartie financière. Le Client reconnaît que le Module est fourni en l'état pendant la Phase Beta et que des ajustements fonctionnels pourront intervenir; le niveau de service pourra différer de celui applicable après la Phase Beta.

Piana se réserve le droit de mettre fin à la Phase Beta à tout moment et d'appliquer les conditions tarifaires qui seront communiquées au Client avec un préavis de trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. À défaut de refus exprès notifié par le Client à Piana par écrit dans ce délai de trente (30) jours, les conditions tarifaires seront réputées acceptées par le Client et entreront en vigueur à l'issue du préavis. En cas de refus exprès du Client, le Module sera désactivé à l'issue du préavis, sans que cela n'emporte résiliation des autres services souscrits par le Client.

À l'issue de la Phase Beta, les conditions tarifaires applicables au Module seront indiquées dans le Bon de commande, un avenant ou tout document tarifaire communiqué par Piana au moment de la transition.

ARTICLE 2. Architecture Du Service

Le Module repose sur deux niveaux d’obligations distincts :

• La gestion de la liste de flotte : Piana maintient en continu, dans la base ANTAI, la liste des immatriculations des véhicules du Client, actualisée au fil des mouvements de flotte ; 
• La désignation des conducteurs : sur réception d’un avis de contravention, Piana assiste le Client en procédant à la transmission à l’ANTAI, pour le compte du Client et sur la base des données renseignées par celui-ci dans la Plateforme, des informations de désignation du conducteur dans le délai légal de quarante-cinq (45) jours prévu à l’article L.121-6 du Code de la route, sous réserve que le Client ait renseigné l’ensemble des données nécessaires dans la Plateforme dans un délai compatible avec le traitement et la transmission à l’ANTAI.

A défaut de saisie des données dans ce délai, Piana ne pourra être tenue responsable de l’impossibilité de procéder à la désignation dans le délai légal.  

ARTICLE 3. Répartition des responsabilités

3.1. Qualifications RGPD

Le Client intervient en qualité de responsable de traitement au sens de l’article 4 du RGPD : il détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement et demeure seul responsable du respect de son obligation légale de désignation.

Piana intervient en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, agissant pour le compte et sur instruction documentée du Client. 

L’ANTAI est destinataire institutionnel des données transmises dans le cadre de ses missions légales et réalise ensuite ses propres traitements en qualité de responsable de traitement indépendant. 

3.2. Renvoi au DPA

Les obligations de Piana en qualité de sous-traitant (instructions documentées, confidentialité, sécurité, notification de violation, sous-traitance ultérieure, audit, sort des données, transferts) sont régies par l’Annexe 2 “Protection des données à caractère personnel” (DPA) des Conditions Générales applicables aux Services souscrits par le Client, complétée par l’Annexe des présentes Conditions Particulières décrivant les traitements spécifiques au Module (ci-après, l’ “Annexe traitements Module Amendes”). Le Client reconnaît avoir accepté ledit DPA dans le cadre de sa souscription aux Services du Prestataire. 

En cas de contradiction entre le DPA et les présentes Conditions Particulières sur le périmètre du Module, les présentes prévalent. 

ARTICLE 4. Données traitées

Les données traitées dans le cadre du Module sont strictement limitées à celles nécessaires à l’exécution des finalités visées, conformément au principe de minimisation posé par l’article 5 du RGPD et au référentiel CNIL du 12 avril 2021 (Délibération n°2021-043). 

• Pour la désignation d’un conducteur personne physique : nom, prénom, civilité, adresse postale, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de permis de conduire et, dans la mesure du possible, adresse électronique. 
• Pour un détenteur personne morale : dénomination sociale, numéros SIRET et SIREN, adresse du siège social.

Toute donnée manquante ou inexacte au moment de la transmission à l’ANTAI, entraîne la perte du bénéfice du service pour le dossier concerné, sans que la responsabilité de Piana puisse être engagée de ce chef. Piana s’efforcera de notifier dans les meilleurs délais le Client de tout rejet ou échec de la transmission dont elle aura connaissance. 

ARTICLE 5. Base légale des traitements

Le traitement mis en œuvre pour la désignation du conducteur est fondé sur le respect d’une obligation légale incombant au Client en application de l’article L.121-6 du Code de la route (article 6, §1, c du RGPD). 

Le suivi de la procédure de recouvrement est fondé sur l’intérêt légitime du Client (article 6, §1, f) du RGPD), conformément aux recommandations du référentiel CNIL précité. 

ARTICLE 6. Obligations du Client

Le Client s’engage à :

• Renseigner et maintenir à jour dans la Plateforme les données de ses conducteurs telles que visées à l’article 4 des présentes ;
• Informer préalablement ses salariés et conducteurs de la mise en œuvre du présent traitement, dans les conditions prévues aux articles 13 et 14 du RGPD ;
• Garantir que les données communiquées à Piana sont exactes et traitées de manière licite ;
• Conserver tout document permettant d’établir la preuve des désignations effectuées (carnet de bord, contrat de mise à disposition ou tout document équivalent) pendant une durée minimale de douze (12) mois à compter de la date de l’infraction ;
• Ne pas divulguer à des tiers les identifiants ou paramètres d’accès à la Plateforme permettant l’interconnexion avec l’ANTAI, et informer sans délai Piana de toute compromission avérée ou suspectée de ces éléments. 

ARTICLE 7. Durées de conservation

Les données relatives à la désignation sont conservées en base active pendant quarante-cinq (45) jours à compter de la réception de l’avis de contravention.

La preuve de la transmission à l'ANTAI (accusé de réception, log de désignation, horodatage) est conservée par Piana en archivage intermédiaire pendant une durée de trois (3) ans à compter de la date de transmission, afin de permettre au Client de justifier du respect de son obligation légale en cas de contestation ou de contentieux administratif.

La preuve de l'activation du Module par le Client (acceptation contractuelle, horodatage) est conservée pendant toute la durée d'activation du Module et pendant cinq (5) ans après sa désactivation.

Les données relatives aux véhicules synchronisés avec la base ANTAI sont conservées pendant toute la durée d'activation du Module.

Pour les conducteurs dont les fonctions impliquent la conduite à titre principal, une conservation étendue est possible dans les conditions prévues par le référentiel précité, sous réserve d’une information spécifique délivrée au salarié concerné.

ARTICLE 8. Activation et preuve d’engagement

L’accès au Module est conditionné à l’activation expresse par le Client dans l’interface Piana, matérialisée par les cases à cocher dédiées au moment de l’activation :

• « J’accepte les Conditions Particulières applicables au Module de gestion des amendes. »
• « J’autorise Piana à traiter les avis de contravention via l’API officielle ANTAI, conformément aux dispositions légales en vigueur ». 

Cette activation constitue la preuve d’acceptation des présentes conditions et d’engagement contractuel du Client. 

ARTICLE 9. Responsabilité / Limitation de responsabilité

Piana ne saurait être tenue responsable :

• des conséquences d’une désignation manquée ou erronée résultant de données inexactes, incomplètes ou non actualisées par le Client ;
• des conséquences d’une désignation non réalisée du fait du non-respect par le Client du délai de saisie prévu à l’article 2;
• de tout dysfonctionnement de l’API ANTAI indépendant de sa volonté ;
• de toute sanction pénale ou administrative susceptible d’être infligée au Client ou à son représentant légal en raison du non-respect de ses propres obligations légales ;
• des conséquences résultant de l'inexploitabilité d’une désignation par l’ANTAI, que celle-ci soit due à des données manquantes ou inexactes fournies par le Client, ou à un dysfonctionnement technique du Service indépendant de la volonté de Piana. 

En tout état de cause, la responsabilité de Piana au titre du Module est limitée au préjudices directs et plafonnée au montant des sommes effectivement perçues par Piana au titre du Module au cours des douze (12) derniers mois précédant l'événement donnant lieu à réclamation. Pendant la Phase Beta, la responsabilité de Piana au titre du Module est plafonnée à un montant de cinq-cent (500) euros, toutes causes confondues. 

Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de fraude de Piana.

ARTICLE 10. Désactivation et résiliation

10.1. Désactivation par le Client

Le Client peut désactiver le Module à tout moment depuis l’interface Piana. La désactivation prend effet immédiatement. 

A compter de la désactivation:

• les infractions en cours de traitement dans la Plateforme ne pourront plus faire l’objet d’une désignation via la Module; les avis de contravention seront alors adressés par courrier au titulaire du certificat d’immatriculation selon le processus standard de l’ANTAI;
• les désignations déjà effectuées via le Module restent valides;
• le Client peut réactiver le Module à tout moment. 

À compter de la désactivation, le Client conserve un accès en lecture seule aux données et à l'historique des désignations effectuées via le Module, sans limitation de durée, sous réserve du maintien de son compte sur la Plateforme. Les preuves techniques de transmission (logs, accusés de réception ANTAI) restent accessibles dans la limite de leur durée de conservation propre définie à l'article 7. En cas de clôture définitive du compte, les données sont restituées ou supprimées conformément aux stipulations de réversibilité des Conditions Générales applicables.

Les dossiers de désignation en cours de traitement à la date de désactivation (avis reçus mais non encore transmis à l’ANTAI) seront finalisés par Piana dans la mesure du possible, sous réserve que les données nécessaires aient été renseignées par le Client avant la date de prise d’effet de la désactivation. 

10.2. Désactivation par Piana

Piana peut désactiver le Module dans les conditions prévues aux conditions générales applicables entre les Parties, notamment en cas de manquement du Client à l’une de ses obligations au titre des présentes. 

10.3. Survie des obligations

Les obligations de conservation des données visées à l’article 7, ainsi que les obligations de confidentialité et de protection des données, survivent à la désactivation du Module.

ANNEXE - Description des traitements spécifiques au Module de gestion des amendes (complète l’Annexe 3 des CGV Services de de paiement)

Objet et durée du traitement: Piana est autorisé, pour toute la durée d’activation du Module, à traiter pour le compte du Client les données à caractère personnel ci-après décrites. 

Finalités du traitement:

• maintien et mise à jour de la liste des immatriculations des véhicules du Client dans la base ANTAI;
• réception et traitement des avis de contravention transmis par l’ANTAI via l’API officielle;
• transmission à l’ANTAI des données de désignation des conducteurs pour le compte du Client;
• conservation de la preuve des transmissions effectuées (logs, accusés réception, horodatage);
• mise à disposition du Client d’un historique des désignations et avis traités via la Plateforme.

Nature des opérations de traitement:

• collecte et enregistrement des données;
• organisation et structuration;
• transmission à l’ANTAI (destinataire institutionnel);
• hébergement et conservation;
• consultation (y compris en mode lecture seule post-désactivation);
• effacement ou destruction à l’issue des durées de conservation.

Catégories de données traitées:

• données d’identification des conducteurs personnes physiques: nom, prénom, civilité, adresse postale, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de permis de conduire, adresse électronique (le cas échéant);
• données d’identification des détenteurs personnes morales: dénomination sociale, SIRET, SIREN, adresse du siège social;
• données relatives aux véhicules : numéros d’immatriculation;
• données relatives aux avis de contravention: numéro d’avis, date, nature de l’infraction, montant, statut du traitement;
• données techniques: logs de transmission, accusés de réception ANTAI, horodatage.

Catégorie de personnes concernées:

• conducteurs désignés par le Client (salariés ou tiers autorisés, qui peuvent ne pas être Utilisateurs de la Plateforme au sens des Conditions Générales);
• représentants légaux du Client (le cas échéant).

Destinataire institutionnel:

ANTAI (Agence nationale de traitement automatisé des infractions), en sa qualité de responsable de traitement indépendant pour ses propres finalités légales. 

Durées de conservation:

• données de désignation en base active: 45 jours à compter de la réception de l’avis de contravention;
• preuve de transmission (logs/accusés): 3 ans à compter de la date de transmission;
• preuve d’activation du Module (acceptation contractuelle, horodatage): durée d’activation + 5 ans après désactivation;
• données véhicules synchronisées ANTAI: durée d’activation du Module;
• accès en lecture seule post-désactivation: sans limitation de durée, sous réserve du maintien du compte sur la Plateforme. 

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