Flotte mixte et transition électrique : comment piloter le budget énergie sans multiplier les cartes

La transition vers la mobilité électrique ne se réalise pas du jour au lendemain. Pour la majorité des entreprises, elle s'incarne par une phase intermédiaire de plusieurs années où cohabitent véhicules thermiques, hybrides et 100 % électriques. Gérer cette période d'incertitude avec des outils de paiement cloisonnés entraîne une explosion de la charge administrative et une perte de contrôle sur la dépense énergétique globale.Adopter une approche unifiée avec une carte multi-énergie permet de faire le pont entre les carburants traditionnels et la recharge électrique sans complexifier vos processus comptables.

‍Les pièges de la double gestion thermique et électrique

‍Gérer séparément un contrat de cartes carburant classique et des badges de recharge électrique créés en urgence engendre des frictions opérationnelles immédiates.

‍1. La prolifération des supports de paiement

‍Distribuer deux supports distincts à chaque collaborateur double les frais de gestion et accroît le risque de perte, d'oubli ou d'utilisation non conforme. Sur le terrain, un salarié itinérant ne doit pas avoir à se demander quelle carte sortir selon l'énergie utilisée.

‍2. Le rapprochement comptable fragmenté

‍Les équipes financières se retrouvent à consolider manuellement des factures provenant de pétroliers d'un côté et de divers opérateurs de bornes de recharge de l'autre. Cette fragmentation masque la réalité des dépenses et complique le calcul du TCO de votre flotte.

‍3. Des régimes fiscaux divergents à traiter en parallèle

‍Traiter simultanément la déductibilité partielle de la TVA sur l'essence ou le gazole et la déduction à 100 % sur l'électricité augmente le risque d'erreur lors des déclarations fiscales. Une solution de paiement unifiée applique automatiquement les règles de TVA adaptées à chaque type d'énergie sur une facture unique.

‍Du litre au kilowatt-heure : adapter le pilotage de la consommation

‍L'introduction de véhicules électriques impose d'adapter les indicateurs de performance (KPI) suivis par le gestionnaire de parc.

• Changement d'unité de mesure : Le suivi traditionnel en litres aux 100 km laisse place à la consommation en kWh/100 km. Cette nouvelle donnée exige de sensibiliser les conducteurs, la consommation électrique étant très sensible à la vitesse et à la température extérieure.
  
• Volatilité des prix selon le point de recharge : Contrairement au carburant dont le tarif varie peu d'une station à l'autre, le prix du kWh peut varier du simple au quintuple entre une charge au siège, une charge à domicile et une charge ultra-rapide sur autoroute.
  
• Centralisation des données d'usage : Pour conserver la maîtrise des coûts, l'entreprise doit rapatrier l'ensemble des transactions (carburant et électricité) dans un même logiciel de gestion de flotte.
  

Sécuriser la recharge à domicile pour les salariés équipés de véhicules d'entreprise

‍Dans une flotte mixte, le rechargement nocturne des véhicules de fonction au domicile des collaborateurs constitue le levier d'économie le plus puissant par rapport aux bornes publiques.

• Éviter le piège des notes de frais d'électricité : Laisser les salariés saisir manuellement des demandes de remboursement basées sur l'estimation de leur facture personnelle génère des contestations et un risque lors des contrôles URSSAF.
  
• L'automatisation via la télérelève : En associant le pass à une solution de recharge à domicile connectée au compteur Linky, l'entreprise mesure la consommation exacte liée aux besoins professionnels et procède à un remboursement automatisé au centime près.
  
• Conformité fiscale et sociale : La traçabilité exacte des kWh consommés à domicile garantit la justification des frais professionnels et protège l'entreprise contre tout redressement lié aux avantages en nature (AEN).
  

Plan d'action pour cadrer la politique énergétique globale

‍Pour réussir cette période de transition sans dérive budgétaire, mettez en place des règles claires au sein de votre politique automobile (Car Policy).

‍1. Définir des plafonds par type de motorisation

‍Paramétrez les profils de dépense à distance. Limitez l'accès au carburant fossile aux seuls véhicules thermiques et hybrides du parc, tout en débloquant la recharge électrique sur les réseaux d'itinérance pour les conducteurs de véhicules 100 % électriques.

‍2. Encadrer l'accès aux bornes ultra-rapides

‍Fixez des règles strictes sur l'utilisation des bornes à haute puissance sur autoroute, à réserver prioritairement aux longs trajets professionnels, afin d'inciter à la recharge lente ou accélérée lors des stationnements prolongés.

‍3. Anticiper les échéances réglementaires

‍Alignez votre calendrier de renouvellement de véhicules sur les obligations de la loi LOM pour les flottes pour lisser les investissements en infrastructures et réussir la verdure progressive de votre parc auto.